Integrasi Perjanjian Digital Jadi Kunci Efisiensi Operasional Perusahaan Enterprise

Ilustrasi(Mekari)

SEIRING bertumbuhnya perusahaan di Indonesia nan mengekspansi lini upaya hingga anak perusahaan, volume arsip dan perjanjian rutin berulang juga mengalami peningkatannya. Dokumen seperti purchase order, perjanjian vendor, hingga berkas persetujuan internal kerap mengalami penundaan operasional akibat proses manual nan tersebar di email, spreadsheet, maupun platform terpisah.

Guna mengatasi halangan tersebut, kebutuhan bakal ekosistem nan saling terhubung antara Enterprise Resource Planning (ERP), HRIS, hingga sistem finansial menjadi krusial. Proses tanda tangan digital sekarang dituntut untuk datang sebagai bagian terintegrasi langsung di dalam sistem inti upaya perusahaan, bukan sekadar aplikasi tambahan nan berdiri sendiri.

Merespons kebutuhan ini, datang alur kerja digital agreement dari Mekari Sign nan menyatukan standardisasi, persiapan, eksekusi, hingga integrasi arsip berskala besar. Sistem ini ditopang oleh empat kapabilitas utama, ialah Document Templates untuk standardisasi format, Bulk Upload untuk mengunggah berkas dalam jumlah banyak sekaligus, Bulk Signing untuk proses penandatanganan massal, serta Open API.

Melalui Open API, perusahaan dapat menyematkan fitur tanda tangan digital dan e-Meterai langsung ke dalam sistem internal nan sedang digunakan. Langkah ini menghilangkan tahapan manual seperti mencetak, mengekspor, alias mengunggah ulang arsip secara terpisah.

"Seiring perusahaan bertumbuh, kompleksitas proses perjanjian mereka pun ikut bertambah. Perusahaan besar sekarang tidak lagi sekadar mau menggantikan tanda tangan basah. Mereka memerlukan setiap tahap perjanjian, dari persiapan hingga eksekusi, untuk bekerja sebagai bagian dari sistem nan sudah mereka gunakan menjalankan bisnis," ujar Suwandi Soh, Chief Executive Officer (CEO) Mekari.

"Keuntungan sesungguhnya bukan pada kecepatan tanda tangan, melainkan pada hilangnya kebutuhan untuk bekerja di luar sistem demi mencapai perihal itu. Lewat API, seluruh kapabilitas Mekari Sign, mulai dari tanda tangan digital sampai e-Meterai, bisa langsung tersambung ke sistem nan sudah dijalankan perusahaan," lanjutnya.

Pemanfaatan alur kerja digital ini membawa pemangkasan waktu nan signifikan. Salah satu anak perusahaan BUMN dengan proyek tersebar di beragam wilayah Indonesia sukses memangkas proses pemindahan dan pengesahan arsip dari 3-7 hari menjadi hanya 1 hari untuk sekitar 3.000 arsip per bulan. Dampak serupa dialami oleh grup upaya F&B beranggotaan 500 tenaga kerja lebih, di mana pembaruan perjanjian kerja nan biasanya menyantap waktu hingga dua minggu sekarang diselesaikan dalam hitungan menit lewat Bulk Signing.

"Klien-klien kami tidak menandatangani arsip satu per satu. Mereka mengelola ratusan apalagi ribuan perjanjian berulang setiap bulan, di beragam tim nan masing-masing punya tahap persetujuannya sendiri," kata Nishabella, Head of Business Operations Mekari Sign.

Di samping efisiensi, aspek keamanan dan kepatuhan norma tetap menjadi prioritas utama bagi segmen enterprise. Penyediaan tanda tangan elektronik nan tersertifikasi PSrE oleh Kementerian Komunikasi dan Digital (Komdigi), e-Meterai resmi PERURI, serta sertifikasi ISO 27001 menjadi standar wajib.

Sebagai bentuk penguatan perlindungan info pribadi, induk perusahaan juga telah menyelesaikan audit sertifikasi ISO/IEC 27701 Privacy Information Management System (PIMS) tanpa nonkonformitas (zero non-conformity). Capaian ini sejalan dengan penerapan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP No. 27 Tahun 2022) di Indonesia. (Z-2)