Digitalisasi Back Office Jadi Penopang Ekspansi Bisnis Ritel dan F&B

Kenangan Brands nan telah mempunyai lebih dari 1.300 gerai dan nyaris 10.000 tenaga kerja di seluruh Indonesia memperkirakan kudu mengelola sekitar 20.000 arsip ketenagakerjaan setiap tahunnya. Untuk mendukung proses manajemen dalam skala besar, perusaha(Dok. Kenangan Brands)

EKSPANSI upaya ritel dan makanan-minuman (F&B) tidak lagi hanya berjuntai pada keahlian membuka gerai baru alias menarik pelanggan. Di kembali pertumbuhan jaringan nan semakin luas, perusahaan juga dituntut mempunyai sistem manajemen nan bisa mengikuti laju ekspansi. Mulai dari perekrutan karyawan, perjanjian kerja, hingga kerja sama dengan vendor, seluruh proses kudu melangkah sigap tanpa mengorbankan kecermatan maupun kepatuhan terhadap regulasi.

Kondisi tersebut membikin digitalisasi back office semakin dipandang sebagai bagian dari strategi bisnis, bukan sekadar upaya meningkatkan efisiensi operasional. Perusahaan nan tetap mengandalkan proses manual berpotensi menghadapi halangan manajemen ketika jumlah gerai dan tenaga kerja terus bertambah. Karena itu, kebutuhan bakal sistem nan bisa mempercepat pengelolaan arsip sekaligus memberikan kepastian norma mulai menjadi perhatian pelaku industri.

Tantangan tersebut juga dihadapi Kenangan Brands. Perusahaan nan telah mempunyai lebih dari 1.300 gerai dan nyaris 10.000 tenaga kerja di seluruh Indonesia memperkirakan kudu mengelola sekitar 20.000 arsip ketenagakerjaan setiap tahunnya. Untuk mendukung proses manajemen dalam skala besar, perusahaan mengangkat jasa digital trust dari Privy.

Group HRIS & People Analytics Kenangan Brands, Andre Christian, mengatakan skala ekspansi perusahaan saat ini tidak mungkin diwujudkan tanpa support digitalisasi. Menurutnya, teknologi memungkinkan perusahaan mengelola ratusan hingga ribuan gerai, mengambil keputusan secara real-time, sekaligus menjaga standar jasa nan tersebar di beragam wilayah.

Namun, Andre menilai tantangan terbesar bukan hanya besarnya volume arsip nan kudu diproses, melainkan gimana memastikan seluruh arsip ketenagakerjaan dapat diselesaikan tepat waktu, terdokumentasi dengan baik, serta mempunyai keabsahan norma tanpa menghalang operasional gerai.

"Di titik inilah digital trust menjadi kerangka kerja nan menjamin dua aspek penting, ialah kecepatan dan keabsahan norma melangkah beriringan," ujarnya.

Melalui sistem tersebut, proses penandatanganan beragam arsip ketenagakerjaan, mulai dari employment agreement hingga non-disclosure agreement (NDA), dapat dilakukan dari beragam letak tanpa terkendala jarak maupun waktu. Berkurangnya proses manual juga membikin tim human resources mempunyai lebih banyak waktu untuk konsentrasi pada pekerjaan nan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Selain memangkas biaya cetak dan pengedaran arsip fisik, digitalisasi tersebut juga mendukung komitmen keberlanjutan (sustainability) Kenangan Brands.

Andre juga menyarankan perusahaan lain, khususnya di sektor ritel dan F&B nan mempunyai pola ekspansi serupa, untuk mulai mendigitalisasi pengelolaan arsip sejak awal sebelum skala upaya berkembang semakin besar. Menurutnya, perusahaan juga perlu memilih solusi nan tidak hanya efisien, tetapi bisa memenuhi ketentuan norma nan bertindak di Indonesia.

Senior Manager Compensation Benefit, HR Strategy, and Performance Management Kenangan Brands, Jeremiah, mengatakan kompleksitas manajemen bakal terus meningkat seiring bertambahnya jumlah gerai dan tenaga kerja.

"Ketika jumlah gerai dan tenaga kerja terus bertambah, kompleksitas manajemen ikut meningkat. Kami memerlukan proses nan melangkah lebih sigap tanpa mengurangi ketelitian dan kepatuhan. Bagi kami, digitalisasi bukan hanya soal efisiensi, tetapi gimana memastikan operasional dapat terus mendukung pertumbuhan bisnis," katanya.

Di sisi lain, VP Marketing & Communication Privy, Ratu Rima Novia Rahma, menilai industri ritel dan F&B mempunyai karakter berbeda dibanding sektor lainnya. Setiap pembukaan gerai baru selalu diikuti proses perekrutan karyawan, penandatanganan perjanjian kerja, hingga kerja sama dengan vendor nan kudu diselesaikan dalam waktu singkat.

"Kalau proses administrasinya tetap manual, kecepatan ekspansi bakal selalu tersendat oleh birokrasi internal. Di titik inilah digital trust berperan, bukan hanya mempercepat, tetapi memastikan keamanan dan keabsahan norma dari setiap arsip nan dikelola," ujarnya.

Menurut Rima, pengalaman Kenangan Brands nan mengelola lebih dari 20.000 arsip ketenagakerjaan setiap tahun menunjukkan bahwa digital trust sekarang telah bergeser dari sekadar fitur tanda tangan elektronik menjadi bagian dari prasarana operasional perusahaan. Sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), Privy juga menyediakan Certificate Warranty hingga Rp1 miliar untuk memberikan lapisan perlindungan norma tambahan pada setiap arsip nan ditandatangani.

Perkembangan tersebut memperlihatkan bahwa di tengah persaingan industri ritel dan F&B nan semakin ketat, kesiapan sistem manajemen menjadi salah satu aspek krusial nan menentukan keberhasilan ekspansi. Kemampuan memproses arsip secara cepat, terdokumentasi dengan baik, dan mempunyai kepastian norma sekarang tidak lagi dipandang sebagai kegunaan pendukung, melainkan menjadi bagian dari fondasi pertumbuhan bisnis. (E-1)