Tanda Tangan dan e-Meterai Digital Pangkas Waktu Proses Dokumen hingga 80%

Setelah menggunakan VIDA Sign, Kyrim memangkas waktu pemrosesan arsip hingga 80%, dari sebelumnya memerlukan 1–2 minggu menjadi 1–3 hari.(Dok. VIDA Sign)

PROSES manajemen berbasis arsip tetap dapat menjadi salah satu titik nan memperlambat operasional perusahaan, terutama ketika penandatanganan dan pembubuhan meterai kudu dilakukan secara manual. Digitalisasi proses tersebut sekarang memungkinkan perusahaan memangkas waktu sekaligus mengurangi sejumlah tahapan administratif.

Hal itu terlihat pada PT Kiriman Dana Pandai (Kyrim), perusahaan penyedia jasa pembayaran nan juga menyediakan solusi end-to-end manajemen pengeluaran. Setelah mendigitalisasi proses penandatanganan dan pembubuhan e-Meterai menggunakan VIDA Sign, Kyrim memangkas waktu pemrosesan arsip hingga 80%, dari sebelumnya memerlukan 1–2 minggu menjadi 1–3 hari.

Sebelumnya, proses penandatanganan dan pembubuhan meterai di Kyrim dilakukan secara manual. Selain memerlukan proses pencetakan dan pengiriman dokumen, perusahaan kudu memastikan meterai telah dibubuhkan sebelum arsip dapat disahkan.

Rangkaian proses tersebut juga membawa akibat lain, seperti arsip lenyap maupun info nan berpotensi bocor selama proses pemindahan dan pengelolaan dokumen.

Setelah beranjak ke proses digital, tanda tangan elektronik dan e-Meterai dapat dilakukan dalam satu platform melalui VIDA Sign. Selain memangkas waktu pemrosesan, perubahan tersebut membikin volume arsip nan dapat diproses Kyrim meningkat hingga dua kali lipat.

Bagi perusahaan, perubahan ini bukan hanya menyangkut kecepatan. Aspek keamanan serta kemudahan bagi pihak nan kudu melakukan penandatanganan juga menjadi pertimbangan dalam memilih teknologi nan digunakan.

Head of Legal and Compliance Kyrim, Fadli Muhammad R, mengatakan salah satu pertimbangan Kyrim menggunakan VIDA Sign adalah tersedianya web dashboard nan memungkinkan proses penandatanganan dilakukan melalui perangkat resmi kantor.

Dengan sistem tersebut, pihak nan melakukan penandatanganan tidak kudu berjuntai pada aplikasi mobile untuk menyelesaikan arsip perusahaan.

"Kami memilih VIDA Sign lantaran platformnya memang dirancang untuk menjadi solusi bagi perusahaan. Pertimbangan utama kami bukan hanya kemudahan administrasi, tetapi juga kenyamanan dan keamanan bagi pihak-pihak nan melakukan penandatanganan," ujar Fadli.

Tanda tangan digital jadi bagian dari proses administrasi
Penggunaan tanda tangan elektronik dalam kasus Kyrim menunjukkan bahwa digitalisasi arsip tidak berakhir pada penggantian tanda tangan manual dengan jenis elektronik. Integrasi dengan e-Meterai membikin beberapa tahapan nan sebelumnya dilakukan secara terpisah dapat dikerjakan dalam satu proses digital.

Founder dan Group CEO VIDA, Niki Luhur, mengatakan digitalisasi perlu mencakup keseluruhan proses agar manfaatnya tidak hanya dirasakan dari sisi kecepatan.

"Kami senang dapat mendukung Kyrim dalam mempercepat pengelolaan dokumennya. Transformasi digital bukan hanya soal mengganti tanda tangan manual dengan tanda tangan elektronik, tetapi juga memastikan seluruh proses berjalan kondusif dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi halangan administratif tanpa mengorbankan keamanan dokumen," ujar Niki.

VIDA Sign sendiri merupakan platform tanda tangan elektronik tersertifikasi dari VIDA. Saat ini, platform tersebut telah digunakan oleh lebih dari 17.000 akun upaya di Indonesia.

Bagi Kyrim, penerapan teknologi tersebut memperlihatkan gimana proses manajemen nan sebelumnya memerlukan waktu hingga berminggu-minggu dapat dipangkas menjadi hitungan hari. Di sisi lain, perusahaan juga dapat menangani volume arsip nan lebih besar tanpa menambah rangkaian proses manual.

Digitalisasi penandatanganan pada akhirnya menjadi salah satu bagian dari upaya perusahaan mempercepat operasional sekaligus mengelola arsip secara lebih terstruktur, dengan keamanan info tetap menjadi bagian dari proses tersebut. (E-1)